La gestion de voyages d’affaires, une nouvelle façon pour les entreprises de consommer le déplacement, à la fois économique et écologique.

La solution de gestion de voyages d’affaires par une plateforme révolutionne la façon dont sont envisagés les déplacements par les sociétés. Grâce à l’avènement du numérique, chaque employé prend en main son voyage et participe à une politique économique et écologique efficace. Alors que la digitalisation de notre société n’en finit pas de bouleverser nos habitudes et notre façon de consommer, les voyageurs d’affaires délaissent l’agence de voyage classique, au profit des plateformes qui leur offrent une alternative avantageuse sur bien des points.

1.      Rationalisation des coûts et transparence

La centralisation des réservations

Utiliser une plateforme de gestion de voyage d’affaires peut vous permettre d’économiser jusqu’à 25 % sur votre budget voyage. Avant l’avènement des plateformes, l’organisation des déplacements réclamait l’emploi d’un personnel administratif qui passait un temps considérable à chasser les bonnes affaires, effectuer les réservations, récupérer les billets et rédiger les feuilles de route.

En confiant l’élaboration d’un déplacement aux algorithmes d’une entreprise spécialisée dans la solution de voyage d’affaires, vous gagnez en temps et en efficacité, tout en optimisant vos ressources humaines qui seront plus utiles à d’autres tâches. Plus besoin de personnes dédiées, le voyageur construit lui-même son périple.

Intéressé au premier chef, il sait exactement ce dont il a besoin. Grâce à la plateforme, il se contente d’entrer trois données indispensables : sa destination, ses dates et ses besoins réels (hébergement, salle de réunion, repas affaires, véhicule…). L’application traite ses data en temps réel et lui propose la meilleure solution.

L’utilisation de la collecte des données

En interne ou en externe, avec une agence de voyages classique, la personne qui se chargeait d’organiser vos voyages était limitée par le temps. Si vous augmentiez les déplacements, il fallait recourir à davantage de ressources humaines. Au contraire, les applications de la plateforme deviennent plus performantes, à mesure qu’augmente la demande. En effet, la collecte des données permet à l’intelligence artificielle d’établir des statistiques et de bâtir des déplacements en tenant compte des besoins, habitudes et préférences des uns et des autres.

D’autre part, la plateforme centralisant toutes les demandes, elle établit des rapports qui mettent en exergue les points forts et les points faibles de la façon de consommer les déplacements. Si par exemple, il apparaît d’un hébergement ou un type de location de véhicule est fréquemment utilisé, il sera possible de renégocier des tarifs de groupe. Plus vous voyagez, plus vous économisez.

À chaque nouvelle réservation, l’algorithme prend en compte des tarifs déjà négociés pour optimiser les coûts. Grâce aux tableaux de bord qui synthétisent vos dépenses voyage, vous suivez en temps réel l’évolution de votre budget et intervenez pour l’optimiser, au profit des besoins de votre entreprise.

Votre office manager peut suivre la comptabilité des dépenses individuelles et gérer individuellement, d’un seul coup d’œil les notes de frais.

2.     Simplification des réservations

Avec la gestion de voyage d’affaires, vos salariés ne perdent pas de temps à surfer sur Internet, mais ont accès en un clic à toutes les options pertinentes. Tout est centralisé sur un seul outil qui a intégré votre politique voyage et s’engage à la respecter.

Les recommandations pertinentes de l’IA

L’un des avantages de l’IA est de pouvoir établir des propositions exhaustives. Votre employé dispose de toutes les solutions, avec les facilités et options déjà négociées en amont, en tenant compte de ses obligations et ses habitudes.

Tout étant anticipé, l’offre qui s’affiche est complète et le temps de recherche s’en trouve raccourci. La réservation s’effectue ensuite automatiquement, dès la validation de la proposition.

La réservation ferme en temps réel évite des allers retours chronophages pour synchroniser les différentes étapes du voyage, et valider chaque modification à la fois par l’employé et par le travel manager. Cela vous évite aussi de rater une opportunité, lorsque les disponibilités sont réduites.

L’aide personnalisée

Si l’IA effectue le plus gros du travail, vous disposez toujours d’une assistance, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Au moindre écueil ou à la moindre interrogation, vous pouvez entrer en relation avec la plateforme par chat ou email.

L’application demeure un service de proximité d’une grande souplesse qui vous permet de consommer à la carte, en bénéficiant d’un support client à tout moment. La disponibilité de ses administrateurs est cruciale pour que l’économie réalisée sur vos finances passe par un service simple, de confiance et d’efficacité.

3.     Confort et sécurité des voyageurs

Le confort pour décupler les forces de vente

Le confort et la sécurité de votre personnel sont essentiels. Vos employés sont vos meilleurs atouts pour représenter votre société et il convient de les choyer. Un employé dont l’expérience voyage est satisfaisante devient fatalement un ambassadeur engagé qui met tout en œuvre pour la réussite collective et gagne en force de persuasion.

Un client ou un prospect est sensible – même inconsciemment – à l’engagement d’un employé qui se bat pour faire de son entreprise un leader dans son secteur d’activité. Vous obtiendrez davantage de fidélité de la part de vos clients, grâce à l’implication de vos employés. Celui qui a la responsabilité de ses propres réservations et a pu choisir ses options est naturellement plus motivé.

La sécurité des voyageurs

En centralisant toutes les réservations auprès d’un seul interlocuteur, vous assurez la sécurité de vos employés. Leur localisation en temps réel est précieuse, car vous pouvez à tout moment interférer. De leur côté, ils ont accès à un dispositif qui leur permet de lancer une alerte en cas de problème.

Les aléas des voyages d’affaires peuvent prendre des tournures qui nécessitent une intervention d’urgence, ce que vous garantit la plateforme. Dans un pays étranger, une situation politique un peu houleuse, une catastrophe naturelle imprévisible, un accident ou le déclenchement d’une alerte sanitaire peuvent à tout moment nécessiter un rapatriement d’urgence, rendu possible par la localisation de votre personnel 24/7.

4.     Éthique d’entreprise et récompense des employés

Le respect de la politique voyage de l’entreprise

Un employé qui se charge lui-même de ses réservations est plus impliqué et plus conscient des coûts et des répercussions sur le budget de l’entreprise, ce qui n’est pas le cas lorsqu’un travel manager lui remet sa pochette garnie de ses billets, achetés en agence classique.

Il sait aussi que si le budget voyage s’envole, le nombre de déplacements va probablement être réduit. Ainsi, il va naturellement chercher à rationaliser les tarifs. S’il doit faire des choix au moment de la planification de ses voyages, il ne les subit pas, mais il en est à l’origine, ce qui modifie totalement sa perception de la façon de dépenser l’argent de l’entreprise.

5.     Protection de la planète en accord avec les initiatives RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises)

L’enjeu de la RSE

On parle beaucoup aujourd’hui des initiatives RSE et la gestion du voyage d’affaires est une excellente opportunité de les satisfaire. La RSE prend en compte les dimensions sociales et éthiques de l’activité de l’entreprise. L’activité s’entend dans toute l’acception du terme. C’est-à-dire qu’en plus de l’activité économique de la société, elle englobe les interactions internes entre les dirigeants, actionnaires, ressources humaines et salariés, mais aussi externes qui impliquent les fournisseurs et donc les voyages.

Les enjeux de la RSE tiennent compte de l’impact social de l’entreprise et du bien-être de ses employés, autant que des répercussions sur l’environnement et le développement durable. L’optimisation des déplacements occupe ainsi une place de choix au sein de la RSE.

Un politique voyage plus en phase avec l’écologie

Les déplacements sont antinomiques avec la notion d’écologie, raison pour laquelle la gestion de voyage d’affaires tient, là encore, un rôle essentiel. Pour l’entreprise, le poste voyage est le premier émetteur d’émission de gaz à effet de serre. En optimisant leur façon de voyager, vos employés réduisent individuellement leur empreinte carbone à son strict minimum et participent ainsi à l’effort commun pour la préservation de la planète.

Chaque citoyen se sent désormais concerné par l’écologie et, grâce à la plateforme de gestion de voyage d’affaires, vous donnez à vos employés les meilleurs outils pour agir de façon éco-responsable.

Utiliser la gestion de voyages d’affaires vous permet de gagner du temps et de l’argent, tout en responsabilisant vos employés. En les impliquant davantage dans votre activité, vous verrez rapidement leur productivité progresser. L’outil vous permet également d’améliorer votre RSE et de participer à la préservation de l’environnement. Ce processus gagnant-gagnant agit donc sur d’autres leviers que la diminution de votre budget voyage. Il repose sur une confiance mutuelle et ses retombées sont à la fois économiques, sociales et environnementales.