Nos bonnes vieilles notes de frais papier sont en voie d’extinction. En effet, les nouvelles solutions du 21ème siècle ainsi que les avancées légales permettent aujourd’hui de libérer les étagères des comptables et de faciliter le remboursement des collaborateurs.

Outre ce gain de place, quels sont les réels avantages de cette transition ?

Des économies non-négligeables pour l’entreprise

Par économies, comprenez de temps et d’argent.
En effet, le traitement de la note de frais nécessite un collaborateur dédié à cette tâche. Tâche qui est longue, répétitive et qui nécessite une certaine concentration afin de minimiser les erreurs.

Pour rappel, voici quelques étapes du traitement manuel d’une note de frais

  • Saisie manuelle sur un progiciel de la note de frais
  • Transmission de la note de frais à un service de contrôle
  • Mise en relation de la dépense avec la politique de remboursement de l’entreprise
  • Gestion de l’erreur ou de l’oubli ( si nécessaire )
  • Archivage papier du document

C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’automatisation et la dématérialisation du traitement de la note de frais. L’utilisation d’une solution permet de supprimer ce processus manuel, chronophage, couteux et pouvant comporter des erreurs. (Sans compter les économies de papier).

Ainsi, que ce soit par l’utilisation d’une carte bleue d’entreprise (comme MoonCard), ou par l’enregistrement de la note de frais par une appli/plateforme, vous pourrez dire adieu aux piles de factures de déplacements/restaurants et autres !

Un stockage numérique, légal et sécurisé de la note de frais

Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, la loi autorise les entreprises à stocker leurs justificatifs sous format numérique. Ainsi, les entreprises ont pu supprimer l’étape d’imprimerie et de stockage sous forme physique, au profit de serveurs ou du Cloud.

Cette solution, beaucoup plus sécurisée, réduit les risques, l’altération voire la destruction des justificatifs. Stockées sur des serveurs, les informations ne sont plus sujettes aux dommages qu’un document papier peut subir.

Une meilleure gestion de la note de frais

En effet, le papier propose un traitement de la note de frais au format individuel. Un logiciel de gestion de notes de frais, lui, permettra aux collaborateurs impliqués de consulter la dépense  n’importe où ! Ainsi, lorsque Jérôme est en déplacement, il pourra enregistrer sa note de frais, qui sera consultable par Patrick de la compta à l’instant T où celle-ci sera sur la plateforme.

En plus de ça, ces solutions de gestion de notes de frais disposent de “features” qui permettent de réduire la marge d’erreur que vous pourriez avoir lors d’une saisie manuelle.

Ainsi, profitez de la gestion des doublons, du contrôle et de limitations des dépenses des collaborateurs, de l’analyse des besoins, de la gestion de la TVA et j’en passe, directement automatisés dans votre solution. Vous allez également pouvoir mettre en place de nouvelles règles de dépenses, avec un système de limitation et d’autorisation par collaborateur.

Un gain d’indépendance des collaborateurs

La plupart des solutions de digitalisation de la note de frais offrent la possibilité de gérer individuellement l’enregistrement et la gestion des notes de frais.

C’est dans cette configuration que le collaborateur enregistre lui-même sa note de frais. Celle-ci est ensuite traitée de manière automatique dans la solution. Ne reste que les personnes en charge des dépenses, qui ont le pouvoir de traiter et valider ou non la note de frais. Le summum de l’indépendance restant tout de même la carte d’entreprise !

Vous pouvez retrouver ce système de validation dans la solution travel Ekotrip : le collaborateur compose lui même son voyage d’affaires, dans le cadre des limites mise en place par le travel manager.
Dans l’optique où le collaborateur sort de ses limites de voyage, le travel manager dispose du dernier mot. Il reçoit automatiquement un e-mail lui permettant de valider ( ou non ) le déplacement de son collaborateur.