C’est le grand retour du voyage d’affaires et vous voulez partir sur de bonnes bases ? Vous êtes le travel manager de votre structure ? Cet article est fait pour vous !

Prenez en compte les préférences de vos collègues

Hublot ? Couloir ? Menus spéciaux ?

Vos collaborateurs ont tous des besoins différents. Si vous y répondez, soyez sûr que le sujet du déplacement de votre collaborateur sera traité efficacement. En effet, si votre collaborateur voyage dans un confort optimal ( surtout sur de long trajets ), le message qu’il porte à votre client/fournisseur/collaborateur sera délivré dans les meilleures conditions possibles !

Centralisez les informations travel de vos collaborateurs

Rien de pire que de courir après les passeports et les numéros de carte corpo de vos collaborateurs. Dans l’optique où vous passez 5 minutes à réunir les infos d’un collaborateur, imaginez le temps que vous perdriez lorsque vous organiserez un voyage pour 20 personnes !

Avec Ekotrip, vous n’enregistrez qu’une seule fois les informations de vos collaborateurs dans la plateforme pour tout ses déplacements !

Proposez de l’équipement supplémentaire

Un chargeur qui lâche pendant une réunion client, une puce de téléphone qui ne marche pas à l’international, ainsi que divers consommables manquants peuvent compromettre le déplacement d’affaires d’un de vos collaborateurs. N’hésitez pas à mettre à disposition du matériel de rechange pour vos collaborateurs afin d’éviter ce genre de pépin, mieux vaut être trop préparé que pas assez !

Créez une “check-list travel” pour vos collaborateurs

Masque ? Gel hydroalcoolique ? Chargeur ? Contrats ? Check.

L’oubli d’objets les plus anodins peuvent parfois nous causer du tort lors de nos déplacements d’affaires. De même pour les documents/données importantes, qui peuvent complètement remettre en cause le déplacement de votre collaborateur. N’hésitez pas à proposer une checklist exhaustive à vos collaborateurs avant chaque déplacement important !

Faites en sorte que vos collègues soient indépendants

Vous avez envie de donner une sensation de liberté à vos collaborateurs ? Qu’ils composent eux mêmes leurs voyages d’affaires ? Pour cela, il vous faut une politique voyage bien encadrée ! ( on en parle dans notre article : comment faire des économies sur ses déplacements d’affaires ? ).

Ainsi, votre seule rôle sera de valider ( ou non ) les voyages de vos collaborateurs.

N’oubliez pas de debriefer avec votre collaborateur

Qu’est ce qui s’est bien passé ? Et au contraire, qu’est-ce qui s’est mal passé ? En tant que travel manager, il est de votre devoir d‘optimiser et d’améliorer les conditions de voyage de vos collaborateurs ! C’est avec l’appréciation de vos collaborateurs que vous allez pouvoir ajuster le tir et donc adapter votre politique voyage.