note de frais
Comment voyager de manière écologique avec EkoTrip

Vers la disparition de la note de frais papier

Nos bonnes vieilles notes de frais papier sont en voie d’extinction. En effet, les nouvelles solutions du 21ème siècle ainsi que les avancées légales permettent aujourd’hui de libérer les étagères des comptables et de faciliter le remboursement des collaborateurs.
Outre ce gain de place, quels sont les réels avantages de cette transition ?

Des économies non-négligeables pour l’entreprise
Par économies, comprenez de temps et d’argent.
En effet, le traitement de la note de frais nécessite un collaborateur dédié à cette tâche. Tâche qui est longue, répétitive et qui nécessite une certaine concentration afin de minimiser les erreurs.
Pour rappel, voici quelques étapes du traitement manuel d’une note de frais

Saisie manuelle sur un progiciel de la note de frais
Transmission de la note de frais à un service de contrôle
Mise en relation de la dépense avec la politique de remboursement de l’entreprise
Gestion de l’erreur ou de l’oubli ( si nécessaire )
Archivage papier du document

C’est pour cette raison que de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’automatisation et la dématérialisation du traitement de la note de frais. L’utilisation d’une solution permet de supprimer ce processus manuel, chronophage, couteux et pouvant comporter des erreurs. (Sans compter les économies de papier).
Ainsi, que ce soit par l’utilisation d’une carte bleue d’entreprise (comme MoonCard), ou par l’enregistrement de la note de frais par une appli/plateforme, vous pourrez dire adieu aux piles de factures de déplacements/restaurants et autres !

Un stockage numérique, légal et sécurisé de la note de frais
Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, la loi autorise les entreprises à stocker leurs justificatifs sous format numérique. Ainsi, les entreprises ont pu supprimer l’étape d’imprimerie et de stockage sous forme physique, au profit de serveurs ou du Cloud.
Cette solution, beaucoup plus sécurisée, réduit les risques, l’altération voire la destruction des justificatifs. Stockées sur des serveurs, les informations ne sont plus sujettes aux dommages qu’un document papier peut subir.

Une meilleure gestion de la note de frais
En effet, le papier propose un traitement de la note de frais au format individuel. Un logiciel de gestion de notes de frais, lui, permettra aux collaborateurs impliqués de consulter la dépense  n’importe où ! Ainsi, lorsque Jérôme est en déplacement, il pourra enregistrer sa note de frais, qui sera consultable par Patrick de la compta à l’instant T où celle-ci sera sur la plateforme.

En plus de ça, ces solutions de gestion de notes de frais disposent de “features” qui permettent de réduire la marge d’erreur que vous pourriez avoir lors d’une saisie manuelle.

Ainsi, profitez de la gestion des doublons, du contrôle et de limitations des dépenses des collaborateurs, de l’analyse des besoins, de la gestion de la TVA et j’en passe, directement automatisés dans votre solution. Vous allez également pouvoir mettre en place de nouvelles règles de dépenses, avec un système de limitation et d’autorisation par collaborateur.

Un gain d’indépendance des collaborateurs
La plupart des solutions de digitalisation de la note de frais offrent la possibilité de gérer individuellement l’enregistrement et la gestion des notes de frais.
C’est dans cette configuration que le collaborateur enregistre lui-même sa note de frais. Celle-ci est ensuite traitée de manière automatique dans la solution. Ne reste que les personnes en charge des dépenses, qui ont le pouvoir de traiter et valider ou non la note de frais. Le summum de l’indépendance restant tout de même la carte d’entreprise !
Vous pouvez retrouver ce système de validation dans la solution travel Ekotrip : le collaborateur compose lui même son voyage d’affaires, dans le cadre des limites mise en place par le travel manager.
Dans l’optique où le collaborateur sort de ses limites de voyage, le travel manager dispose du dernier mot. Il reçoit automatiquement un e-mail lui permettant de valider ( ou non ) le déplacement de son collaborateur.

Comment voyager de manière écologique avec EkoTrip

Le grand come back du train sur la scène du transport.

Souvent boudé pour la durée de ses trajets et sa ponctualité. Adulé pour ses prix et sa flexibilité. Le train fait aujourd’hui son grand come-back grâce à sa dimension écologique.

Quels sont ses avantages ?

De centre-ville à centre-ville
Le train présente beaucoup d’avantages, à commencer par la possibilité de se déplacer directement de centre-ville à centre-ville. Cela est dû au fait que bien souvent, les gares ferroviaires sont au cœur de nos belles villes françaises et européennes.
Ainsi, dans l’optique où l’objet de votre voyage d’affaires est en ville, vous économiserez aussi un temps considérable en comparaison de l’avion. Car vous allez devoir aussi compter la durée du trajet ( et le prix ) allez-retour entre l’aéroport et votre destination finale.

La flexibilité
Pour une route similaire dans la même journée au départ d’un aéroport, vous aurez toujours 2 à 3 fois plus de fréquences de train au départ d’une gare.
Ainsi, vous pourrez avoir plus de choix au niveau de votre heure de départ ( et de retour par la même occasion).
Sans compter qu’il ne vous faut que 5 minutes pour sauter dans un train, et en moyenne 45 minutes pour monter dans un avion !

Sa dimension écologique
Comparé aux deux autres moyens de transport le plus souvent utilisés dans le cadre d’un voyage d’affaires, le train est clairement le moins polluant de la liste.
Jusqu’a 50 fois moins d’émissions CO2 que la voiture, et 80 fois moins que l’avion !
Ainsi, en tant que professionnels, réduisez votre empreinte carbone lors de vos voyages d’affaires en utilisant le train ! Si cette dimension est importante dans votre structure, Ekotrip vous propose un suivi de l’empreinte carbone de vos déplacements d’affaires dans sa solution !

Quels sont ses inconvénients ?

La ponctualité
Ce n’est pas une légende, tout le monde s’est une fois plaint d’un retard ou de l’annulation d’un train. Le fait est qu’un réseau ferroviaire, peu importe le pays, est quelque chose de très fragile : un dysfonctionnement et ce sont tous les trains qui en pâtissent. Dites vous que votre retard de 15 minutes est peut-être dû à un minuscule dysfonctionnement qui s’est produit 8h avant votre départ, et peut-être même à 500 kilomètres de votre gare de départ !
En bref, c’est l’illustration parfaite de l’effet domino.

La fluctuation du prix des billets
Le mardi votre billet est à 30€, et le mercredi il passe à 100€ ? Ce n’est pas de la magie, c’est une combinaison de plusieurs facteurs qui font que le prix de votre billet varie. Dites-le nous si vous voulez que l’on écrive un article sur la fluctuation du prix des billets de train. C’est pour cette raison que certains professionnels sont plus tentés par des vols low-cost, avec des tarifs qui fluctuent très peu.
Quoi qu’il en soit, en tant que pro, nous vous recommandons de prendre une carte d’abonnement pour vos déplacements professionnels en train. Vous disposerez ainsi d’avantages économiques considérables, mais aussi de flexibilité sur vos réservations.

Pas forcement partout
Vous avez un client à aller voir dans un petit patelin que même Jean-Pierre Pernaut ne connait pas ? Selon comment le village est desservi, cela risque d’être compliqué. Moult correspondances et autres changements de gares vous attendent ! Il ne vous reste plus qu’à prier qu’il n’y ait aucun retard, ni annulation, sinon, tout votre trajet tombe à l’eau !
En Résumé

Le train, c’est bien
Nul n’est parfait, et c’est la même chose pour tous les moyens de transports.
Il est sûr que vous ne ferez pas du porte à porte, ni Paris-Milan en 1h30, mais vous profiterez des magnifiques paysages que l’Europe a à offrir.
Laissez vous porter à 300km/h, tout en profitant du Wi-fi pour pouvoir continuer de travailler et réduisez votre empreinte carbone !