5 bonnes raisons de digitaliser votre solution de voyages d'affaires
Les "Best Practices" d'EkoTrip pour vos voyages d'affaires

5 bonnes raisons de digitaliser votre solution de voyages d’affaires

La gestion de voyages d’affaires, une nouvelle façon pour les entreprises de consommer le déplacement, à la fois économique et écologique.

La solution de gestion de voyages d’affaires par une plateforme révolutionne la façon dont sont envisagés les déplacements par les sociétés. Grâce à l’avènement du numérique, chaque employé prend en main son voyage et participe à une politique économique et écologique efficace. Il est logique que cette transition digitale commence à changer peu à peu notre façon de voyager.

Les voyageurs d’affaires délaissent l’agence de voyage classique, au profit des plateformes alternative, plus avantageuse sur bien des points.

C’est dans cette optique que nous avons décidé de créer EkoTrip.
Rationalisation des coûts et transparence

La centralisation des réservations
Utiliser une plateforme de gestion de voyages d’affaires peut vous permettre d’économiser jusqu’à 25 % sur votre budget voyage.

En confiant l’élaboration d’un déplacement aux algorithmes d’une entreprise spécialisée dans la solution de voyage d’affaires, vous gagnez en temps et en efficacité, tout en optimisant vos ressources humaines qui seront plus utiles à d’autres tâches.

Plus besoin de personnes dédiées, le voyageur construit lui-même son périple.

Intéressé au premier chef, il sait exactement ce dont il a besoin. Grâce à la plateforme, il se contente d’entrer trois données indispensables : sa destination, ses dates et ses besoins réels (hébergement, salle de réunion, repas affaires, véhicule…). L’application traite ses data en temps réel et lui propose la meilleure solution.
L’utilisation de la collecte des données
La personne qui se chargeait d’organiser vos déplacements en agence de voyages classique était limitée par le temps. Si vous augmentiez les déplacements, il fallait recourir à davantage de ressources humaines.

Au contraire, les applications de la plateforme deviennent plus performantes, à mesure qu’augmente la demande. En effet, la collecte des données permet à l’IA d’établir des statistiques et de proposer des déplacements en tenant compte des besoins, habitudes et préférences des uns et des autres.

D’autre part, la plateforme établit des rapports qui mettent en exergue les points forts et les points faibles de la façon de consommer les déplacements. S’il apparaît qu’un hébergement ou un type de véhicule est fréquemment sollicité, vous pourrez renégocier des tarifs de groupe. Plus vous voyagez, plus vous économisez.

À chaque nouvelle réservation, l’algorithme prend en compte des tarifs déjà négociés pour optimiser les coûts. Grâce aux tableaux de bord, vous pourrez suivre en temps réel l’évolution de votre budget et intervenir pour l’optimiser.

Votre office manager peut suivre la comptabilité des dépenses individuelles et gérer individuellement, d’un seul coup d’œil les notes de frais.
Simplification des réservations

Avec la gestion de voyages d’affaires, vos salariés ne perdent pas de temps à surfer sur Internet, mais ont accès en un clic à toutes les options pertinentes. Tout est centralisé sur un seul outil qui a intégré votre politique voyage et s’engage à la respecter.
Les recommandations pertinentes de l’IA
L’un des avantages de l’IA est de pouvoir établir des propositions exhaustives. Votre employé dispose de toutes les solutions, avec les facilités et options déjà négociées en amont, en tenant compte de ses paramètres.

Tout étant anticipé, l’offre qui s’affiche est complète et le temps de recherche s’en trouve raccourci. La réservation s’effectue ensuite automatiquement, dès la validation de la proposition.
L’aide personnalisée
Si l’IA effectue le plus gros du travail, vous disposez toujours d’une assistance, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Au moindre écueil ou à la moindre interrogation, vous pouvez entrer en relation avec la plateforme par chat ou email.

L’application demeure un service de proximité d’une grande souplesse qui vous permet de consommer à la carte. Vous bénéficierez d’un support client à tout moment.

La disponibilité de ses administrateurs est cruciale pour que l’économie réalisée sur vos finances passe par un service simple, de confiance et d’efficacité.
Confort et sécurité des voyageurs

Le confort pour décupler les forces de vente
Le confort et la sécurité de votre personnel sont essentiels. Vos employés sont vos meilleurs atouts pour représenter votre société et il convient de les choyer. Un employé dont l’expérience voyage est satisfaisante mettra tout en œuvre pour la réussite collective et gagne en force de persuasion.

Un client ou un prospect est sensible – même inconsciemment – à l’engagement d’un employé qui se bat pour faire de son entreprise un leader dans son secteur d’activité. Vous obtiendrez davantage de fidélité de la part de vos clients, grâce à l’implication de vos employés. Celui qui a la responsabilité de ses propres réservations et a pu choisir ses options est naturellement plus motivé.
La sécurité des voyageurs
En centralisant toutes les réservations auprès d’un seul interlocuteur, vous assurez la sécurité de vos employés. Leur localisation en temps réel est précieuse, car vous pouvez à tout moment interférer. De leur côté, ils ont accès à un dispositif qui leur permet de lancer une alerte en cas de problème.

Les aléas des voyages d’affaires peuvent prendre des tournures qui nécessitent une intervention d’urgence, ce que vous garantit la plateforme. Dans un pays étranger, une situation imprévisible peut apparaitre à tout moment et nécessiter un rapatriement d’urgence de votre collaborateur. Cela est rendu possible par la localisation de votre personnel 24/7.
Éthique d’entreprise et récompense des employés

Le respect de la politique voyage de l’entreprise
Un employé qui se charge lui-même de ses réservations est plus impliqué et plus conscient des coûts et des répercussions sur le budget de l’entreprise.

Il sait aussi que si le budget voyage s’envole, le nombre de déplacements va probablement être réduit. Ainsi, il va naturellement chercher à rationaliser les tarifs. S’il doit faire des choix au moment de la planification de ses voyages, il ne les subit pas, mais il en est à l’origine, ce qui modifie totalement sa perception de la façon de dépenser l’argent de l’entreprise.
Protection de la planète en accord avec les initiatives RSE

L’enjeu de la RSE
On parle beaucoup aujourd’hui des initiatives RSE et la gestion du voyage d’affaires est une excellente opportunité de les satisfaire. La RSE prend en compte les dimensions sociales et éthiques de l’activité de l’entreprise.

L’optimisation des déplacements occupe ainsi une place de choix au sein de la RSE.

Pourquoi ? Car cela impacte le domaine social de l’entreprise, le bien-être de ses employés, mais aussi l’environnement et le développement durable.
Un politique voyage plus en phase avec l’écologie
Les déplacements sont antinomiques avec la notion d’écologie, raison pour laquelle la gestion des voyages d’affaires tient, là encore, un rôle essentiel. En optimisant leur façon de voyager, vos employés réduisent individuellement leur empreinte carbone à son strict minimum et participent ainsi à l’effort commun pour la préservation de la planète.

Chaque citoyen se sent désormais concerné par l’écologie et, grâce à la plateforme de gestion de voyages d’affaires, vous donnez à vos employés les meilleurs outils pour agir de façon éco-responsable.

Utiliser la gestion de voyages d’affaires vous permet de gagner du temps et de l’argent, tout en responsabilisant vos employés. En les impliquant davantage dans votre activité, vous verrez rapidement leur productivité progresser. L’outil vous permet également d’améliorer votre RSE et de participer à la préservation de l’environnement.

Ce processus gagnant-gagnant agit donc sur d’autres leviers que la diminution de votre budget voyage. Il repose sur une confiance mutuelle et ses retombées sont à la fois économiques, sociales et environnementales.

 

Les "Best Practices" d'EkoTrip pour vos voyages d'affaires

Voyage d’affaires sans stress : le top 8 des applications mobiles

Le téléphone qui sonne de manière incessante, les notifications, les emails et réservations de dernière minute… Notre smartphone est devenu une véritable source d’anxiété au quotidien. Et d’autant plus pendant un voyage d’affaires ! Les interruptions de votre téléphone, combinées à la découverte d’un pays nouveau : il y a de quoi être stressé.
Mais saviez-vous qu’au milieu de cette cohue, votre smartphone et ses applications peuvent être vos meilleurs alliés pour vous aider à organiser votre grand déplacement professionnel, et enfin vous relaxer ?
Des applications mobiles pour vos grands voyages d’affaires
Selon une étude menée par la fondation internationale SOS, 67% des voyageurs d’affaires indiquent être plus impliqués dans leur travail grâce à leurs déplacements. Cependant, ces séjours professionnels ne sont pas sans stress : organisation, alternatives, orientation une fois sur les lieux…

Même si ces voyages sont d’ordre professionnel, ils n’en restent pas moins compliqués à gérer. En effet, lorsque vous partez en voyage il est nécessaire que vous pensiez à tout. Et c’est d’autant plus important lorsque vous représentez votre entreprise  !

Ainsi, que ce soit avant, après ou pendant le déplacement, il existe de nombreuses applications qui peuvent adoucir le stress d’un tel événement.
Les applications mobiles à utiliser pour voyager sereinement
Voici une liste de 8 applications mobiles gratuites, qui vous permettent d’organiser et de vivre pleinement votre voyage d’affaires, sans aucune inquiétude. Anticipation, apaisement des imprévus et du stress : tout y est !

Packpoint, pour la gestion de voyage d’affaires
L’entreprise CWT a réalisé une étude, selon laquelle environ 7 heures sont perdues lors de la préparation d’un voyage d’affaires, à cause du stress. Et une grande partie de ce stress vient de la préparation des bagages !

En effet, selon la destination que vous rejoignez et la durée de votre voyage, les bagages et leur contenu ne sont pas les mêmes. Si auparavant vous commenciez à rédiger une liste des éléments à ne pas oublier 3 semaines avant votre départ, Packpoint le fait maintenant pour vous, et en un rien de temps.

Il vous suffit de renseigner la destination pour laquelle vous partez, la météo et les activités prévues lors de votre déplacement, et Packpoint crée immédiatement une liste adaptée à vos besoins. Bien évidemment, vous pouvez la modifier manuellement. Comme ça, vous pensez à tout !

GateGuru, l’anticipation du temps de trajet à l’état pur
Si vous partez en avion, GateGuru va devenir votre meilleur allié. En effet, il est conseillé d’arriver à l’aéroport au moins 2 heures avant le départ de votre vol. Mais en fonction des circonstances, ce n’est pas toujours suffisant.

Pour éviter les risques liés à un vol, GateGuru vous donne toutes les informations dont vous avez besoin.

Retards des vols, temps d’attente à la sécurité comme à la porte d’embarquement, et même quelques astuces lorsque vous atterrissez. Réduire son stress au maximum, c’est aussi anticiper !

FoFly, pour transformer votre vol en temps de repos
Si comme 30% de la population française, vous avez la phobie de l’avion, l’application mobile FoFly va grandement faciliter vos déplacements professionnels aériens. Basée sur 4 rubriques, elle est étudiée pour vous rassurer avant et pendant votre vol, afin d’éviter toute sensation d’inconfort et crise d’angoisse.

Munissez-vous de vos écouteurs, et enclenchez-la dès votre embarquement : un pilote professionnel vous explique plus en profondeur les principes de l’aéronautique, afin d’éclaircir les zones d’ombre qui peuvent vous angoisser.

Par la suite, vous avez le choix entre les conseils d’un psychologue sous forme de véritable thérapie, ou des musiques douces réalisées pour vous détendre.

En effet, ces musiques de relaxation ont pour effet de calmer votre rythme cardiaque. Combinées avec les exercices de respiration qui suivent, vous n’aurez jamais été aussi détendu !

AroundMe, pour vous repérer lors d’une mission à l’étranger
Une fois arrivé sur place, peu importe ce dont vous avez besoin : AroundMe le trouve pour vous ! Cette application mobile vous géolocalise et identifie tous les commerces qui vous entourent. Que vous cherchiez un restaurant, un bar, un parking, un hôpital ou une station essence, AroundMe vous propose toutes sortes de services.

L’avantage non négligeable de cette application (en plus de vous faire gagner beaucoup de temps), c’est qu’en plus de vous donner les lieux qui peuvent vous convenir, elle vous indique comment y aller. Elle crée un itinéraire en temps réel, incluant le temps dont vous avez besoin pour vous y rendre. Cela vous permet de sélectionner le commerce le plus proche de vous !
N’hésitez pas à consulter notre article sur les 5 bonnes raisons de digitaliser votre solution de voyages d’affaires !

Wifi Map, pour être productif hors de votre lieu de travail habituel
En tant que voyageur d’affaires, vous n’êtes pas sans savoir que le forfait international coûte cher. Mais en déplacement professionnel, vous avez besoin de pouvoir vérifier vos emails, vos plannings et vos réservations en ligne.

Comme vos données mobiles ne sont pas illimitées, le wifi devient indispensable. Grâce à Wifi Map, vous avez la possibilité d’accéder à une carte présentant tous les réseaux wifi ouverts à proximité de là où vous vous trouvez. Une application qui peut sauver vos après-midi travail !

Trail Wallet, pour le remboursement des frais professionnels
Cette application mobile vous permet de gérer le stress financier dont s’accompagnent souvent les déplacements professionnels. Prévoir un budget, la gestion des notes de frais supplémentaires, le montant de l’indemnité kilométrique, conserver les titres de transport… Tant de choses à prévoir, qui tendent à gâcher vos voyages d’affaires et à vous préoccuper grandement.

Trail Wallet vous permet de déterminer un budget en fonction de vos temps de déplacement, des activités prévues et des imprévus. En outre, plus besoin de conserver tous vos justificatifs dans vos poches, ils s’affichent automatiquement sur l’application. Vous pouvez ainsi vaquer librement à vos occupations personnelles, l’esprit léger !

Google Translate, pour donner des directives sans maîtriser la langue
De toute évidence, si vous partez dans un pays étranger il est essentiel de maîtriser la langue, pour pouvoir se débrouiller. Mais si vous voyagez fréquemment, ça devient vite compliqué.

Fort heureusement pour vous, il est possible de vous faire comprendre grâce à l’application Google Translate.

Que ce soit pour demander une direction, l’heure ou même pour une réunion professionnelle, avoir une application mobile qui vous aide à communiquer est toujours rassurant. Il sera ainsi bien plus simple de nouer des relations avec vos collègues de l’étranger, ou avec les résidents de votre hôtel.

Petit Bambou, pour gérer vos voyages d’affaires en toute tranquillité
Parce qu’on néglige trop souvent sa tranquillité d’esprit, Petit Bambou aide à se recentrer et à ne pas se noyer dans la panique et le flot d’informations que vous recevez quotidiennement en voyage d’affaires.

Application mobile pour les débutants en méditation, Petit Bambou vous guide sur le chemin de la sérénité. Dans l’avion, dans le hall de votre hôtel ou même dans un café à votre arrivée, branchez vos écouteurs et laissez-vous transporter.

Les audios de méditation guidée de Petit Bambou durent une dizaine de minutes, et vous permettent d’éviter la fatigue due à la découverte d’un environnement nouveau, hors de votre lieu habituel de travail. Prenez le temps de vous détendre !
Grâce à quelles applications mobiles pouvez-vous partir en voyage d’affaires sans stress ?
Pour vous assurer de profiter pleinement de votre déplacement professionnel, et d’être concentré uniquement sur les choses réellement importantes, beaucoup d’applications mobiles sont mises à votre disposition.

Il est important d’avoir à portée de main des applications qui vous permettent d’anticiper ce que vous avez prévu, et les moyens d’y parvenir. Un budget, la prise en charge des frais de déplacement, l’exonération forfaitaire des dépenses supplémentaires…Tant d’éléments à garder en tête, alors qu’une application peut le faire pour vous.

Vous orienter est également essentiel lorsque vous êtes sur place. Si d’aventure vous ne parvenez pas à vous orienter, assurez-vous d’avoir de quoi communiquer et vous faire comprendre !

Pour finir, même en ayant prévu toutes les éventualités et en étant paré pour le voyage, n’oubliez pas de prendre du temps pour vous, afin de vous détendre. Avec un peu de méditation, par exemple !

Après avoir installé ces 8 applications sur votre smartphone, on vous promet un déplacement professionnel zéro stress : vous pouvez enfin dormir sur vos deux oreilles !